Vrácení DPH z jiných členských států EU je pro podnikatele a firmy efektivní cestou, jak optimalizovat náklady spojené s podnikáním v zahraničí. Přestože je celý proces harmonizován evropskou legislativou, v praxi narážejí žadatelé často na odlišnosti mezi jednotlivými státy, složitou administrativu a časté chyby, které mohou vést ke zdržení nebo zamítnutí žádosti. Tento praktický průvodce pro rok 2025 nabízí detailní návod, jak postupovat, jaké chyby se vyvarovat a jak celý proces urychlit.
Kdo může žádat o vrácení DPH z EU
O vrácení DPH z jiného členského státu EU může žádat každý podnikatel nebo firma, která je registrována jako plátce DPH v ČR (nebo jiném státě EU) a splňuje tyto podmínky:
Nemá v zemi, odkud žádá o vrácení, sídlo, provozovnu ani není v této zemi registrována k DPH.
Nakoupené zboží nebo služby byly použity výhradně pro podnikání.
V dané zemi nebyly uskutečněny dodávky zboží či služeb, které by vyžadovaly místní registraci k DPH (výjimkou jsou některé služby v režimu přenesené daňové povinnosti).
Vrácení DPH mohou žádat i osoby požívající výsad a imunit (např. diplomatické mise), zahraniční osoby a fyzické osoby ze třetích zemí při vývozu zboží.
Postup podání žádosti o vrácení DPH z EU
Získání přístupu do aplikace
Žádost o vrácení DPH se podává výhradně elektronicky prostřednictvím portálu Moje Daně (Daňový portál Finanční správy ČR).
Pokud žádáte poprvé, musíme nejdříve požádat o přístup do aplikace pro vracení DPH v rámci EU. Tuto žádost vyřídíme online, podepíšeme uznávaným elektronickým podpisem nebo odešleme přes datovou schránku.
Vyplnění a odeslání žádosti
Po přihlášení do aplikace vyplníte žádost o vrácení DPH, kde uvedeme všechny relevantní doklady (faktury, účtenky) a údaje o dodavatelích.
Přílohou žádosti jsou elektronické kopie faktur nebo dovozních dokladů, zejména pokud základ daně překračuje stanovené limity (obvykle 250 EUR u paliv, 1 000 EUR u ostatního zboží/služeb, ale každý stát si může stanovit vlastní požadavky).
Žádost podepíšeme elektronickým podpisem a odešleme.
Termíny a limity
Žádost o vrácení DPH musí být podána nejpozději do 30. září následujícího roku po období, za které žádáte vratku.
Minimální částka DPH pro žádost je 400 EUR (za období min. 3 měsíce) nebo 50 EUR (za celý rok nebo zbytek roku).
Po podání žádosti ji česká finanční správa předá příslušnému úřadu v zemi, odkud žádáte vratku.
Jestliže máte sídlo v jiném státě Evropské unie, pak se proces řídí obdobně dle zásad daného státu, zpravidla rovněž přes elektronické Daňové portály a kvalifikované certifikáty.
Komunikace a sledování žádosti
Zahraniční daňový úřad může požadovat doplnění údajů nebo dokladů, a to přímo od žadatele, nejčastěji e-mailem a v jazyce dané země.
Na vyřízení žádosti má úřad 4 měsíce, v případě žádosti o doplnění údajů se lhůta prodlužuje o další 2 měsíce.
Celkově může proces trvat 6–8 měsíců, někdy i déle, pokud jsou požadovány dodatečné informace nebo je žádost neúplná.
Postup pro různé země EU: Na co si dát pozor
Každý stát EU má svá specifika ohledně uznatelných výdajů, požadovaných dokumentů a způsobu komunikace. Nejčastější rozdíly:
Uznatelnost výdajů: Některé státy nevracejí DPH za určité typy výdajů (např. pohonné hmoty, reprezentaci, automobily, stravování, zábavní činnost).
Limity pro přílohy: Některé státy požadují přiložit faktury i u nižších částek, jiné až od vyšších hodnot. Vždy si ověřte aktuální požadavky příslušného úřadu.
Jazyk komunikace: Úřady často komunikují v jazyce dané země, proto máme v týmu odborníky se znalostmi mnoha jazyků, případně pro úřední dokumenty externí soudní překladatele a tlumočníky.
Délka řízení: Například Německo a Rakousko jsou známé rychlejším vyřizováním, naopak v Itálii či Španělsku může proces trvat déle a být administrativně náročnější.
Nejčastější chyby při žádosti o vrácení DPH z EU
Chybné nebo neúplné údaje v žádosti
Špatně vyplněné údaje o dodavateli, nesprávné DIČ, chybějící nebo nečitelná faktura, špatně zvolený kód zboží/služby podle klasifikace v dané zemi.
Nedodržení termínu podání
Žádost podaná po 30. září následujícího roku je automaticky zamítnuta.
Žádost o vratku za neuznatelnné výdaje
Každý stát má vlastní seznam výdajů, za které DPH nevrací. Například Portugalsko neuznává ubytování, Německo většinou ano.
Nedostatečné nebo chybné přílohy
Nepřiložení povinných dokladů, špatná kvalita skenů, překročení limitu velikosti příloh.
Chyby v DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění)
Zaměnění DUZP za datum vystavení faktury může vést k nesprávnému zařazení dokladu do období a zamítnutí žádosti.
Nezohlednění místních pravidel
Neověření specifických požadavků dané země (například povinné informace na faktuře, jazykové mutace, zvláštní formuláře).
Jak řešit chyby a reklamace
Chybná plnění lze opravit opravnou žádostí. V případě výzvy k doplnění od daňového úřadu je potřeba reagovat včas a přesně.
Odvolání: V případě zamítnutí žádosti je možné podat odvolání přímo u úřadu v dané zemi. Každý stát má vlastní lhůty a postupy pro odvolání, proto je vhodné si je předem ověřit.
Komunikace: Vždy archivujeme veškerou komunikaci a podklady, abychom mohli doložit splnění všech požadavků.
Jak urychlit proces vrácení DPH z EU
Pečlivá příprava dokladů: Všechny faktury a doklady skenujte v dobré kvalitě, pojmenujte je přehledně a přikládejte podle požadavků cílové země.
Správné vyplnění žádosti: Ověřte si aktuální požadavky dané země (například na stránkách zahraniční daňové správy nebo v přehledu na portálu Finanční správy). V případě využití služeb Eurovat, tyto procesy zajišťujeme za vás.
Včasné podání: Nečekejte na poslední chvíli. Včasné podání žádosti zvyšuje šanci na rychlé vyřízení a dává prostor pro případné doplnění údajů.
Znalost místních pravidel: Využijte dostupné přehledy požadavků jednotlivých států, případně konzultujte s našimi odborníky, kteří mají zkušenosti s vratkami DPH v konkrétních zemích.
Využití specializovaných služeb: Pokud nemáte zkušenosti nebo jde o vyšší částky, zvažte využití služeb poradenských firem, které znají kontrolní postupy zahraničních úřadů a mohou celý proces výrazně urychlit. Například služeb firmy EUROVAT-ASISTANCE.
Nutnost kontroly stavu žádosti: Sledujeme stav žádosti v systému a reagujeme na případné výzvy úřadů bez zbytečného odkladu.
Praktické tipy od odborníků
Hromadění dokladů: Je vhodné žádat o vratku za delší období, abyste překročili minimální limit pro žádost a snížili administrativní náročnost.
Evidence a archivace: Potřeba vést si přehlednou evidenci všech zahraničních dokladů, včetně dat DUZP, účelu výdaje a souvisejících cestovních příkazů.
Ověření uznatelnosti výdajů: Vždy před nákupem v zahraničí doporučujeme ověřit, zda je DPH z konkrétního typu výdaje v dané zemi vratná. Vyhnete se tak zbytečnému zamítnutí žádosti.
Jazyková připravenost: Připravíme vzory odpovědí a potřebné dokumenty v jazyce dané země, případně využijeme překladatele.
Aktuální legislativa: Nezbytné neustále sletovat změny v evropské i národní legislativě, které mohou ovlivnit podmínky pro vratky DPH (například změny lhůt, limitů, uznatelnosti výdajů).
Závěr
Vrácení DPH z EU je administrativně náročný, ale při správném postupu a pečlivé přípravě zvládnutelný proces. Klíčem k úspěchu je znalost pravidel v jednotlivých státech, včasné a správné podání žádosti a důsledná archivace dokladů. Vyvarujte se nejčastějších chyb, reagujte rychle na výzvy úřadů a v případě složitějších případů využijte služeb odborníků. Tak maximalizujete šanci na rychlé a úspěšné získání DPH zpět z celé Evropské unie.