Vrácení DPH ze zahraničí je pro mnoho podnikatelů a firem klíčovou možností, jak si snížit náklady spojené s podnikáním v rámci Evropské unie. Tento praktický průvodce vám krok za krokem vysvětlí, kdo může o vrácení DPH žádat, jaký je postup, jaké dokumenty budete potřebovat a přidá i tipy pro úspěšné podání žádosti.
Úvod: Proč řešit vrácení DPH ze zahraničí?
Pokud vaše firma nebo vy jako OSVČ nakupujete zboží či služby v jiných členských státech EU a platíte tamní DPH, máte často možnost tuto daň získat zpět. Typickými příklady jsou služební cesty, účast na veletrzích, nákup pohonných hmot, ubytování, školení nebo nákupy zboží pro podnikatelské účely. Pokud si o vrácení DPH nepožádáte, stává se pro vás tato částka zbytečným nákladem, který může v součtu dosahovat značných výší.
Kdo může žádat o vrácení DPH ze zahraničí?
Nárok na vrácení DPH má každý podnikatel nebo firma, která je registrována jako plátce DPH v České republice (nebo jiném státě EU) a zároveň:
nemá v zemi, ze které žádá o vrácení, sídlo, provozovnu ani tam není registrována k DPH,
v dané zemi neuskutečňuje podnikání, které by vyžadovalo místní registraci k DPH (výjimkou jsou některé specifické případy, například režim přenesení daňové povinnosti – reverse charge),
nakoupil zboží nebo služby pro podnikatelské účely a zaplatil v ceně zahraniční DPH.
O vrácení DPH mohou žádat jak právnické osoby (firmy), tak fyzické osoby podnikající (OSVČ). Vývozci mají tuto možnost také, protože samotný vývoz se za podnikání na území jiného státu nepovažuje.
Jaký je postup pro vrácení DPH ze zahraničí?
Ověření nároku a příprava dokladů
Nejprve ověříme, zda splňujete všechny podmínky pro vrácení DPH. Zároveň si připravte všechny daňové doklady (faktury, účtenky), které prokazují, že jste DPH v zahraničí skutečně zaplatili a že výdaje byly vynaloženy pro podnikání.
Elektronické podání žádosti
Od roku 2010 lze žádost o vrácení DPH z jiných členských států EU podávat pouze elektronicky, a to prostřednictvím Daňového portálu Finanční správy (sekce „Vracení DPH v rámci EU“), nebo prostřednictvím portálu dané země v EU, kde máte sídlo.
Základní kroky:
Přihlásíme se do aplikace pro vracení DPH na Daňovém portále.
Zpracujeme a vyplníme žádost – systém automaticky načte vaše registrační údaje, které musí odpovídat údajům u správce daně. Pokud nejsou aktuální, je třeba je nejdříve aktualizovat.
Uvedeme období, za které žádáte vrácení (kalendářní rok, čtvrtletí nebo zbytek roku).
Vyplníme údaje ke každému dokladu: jméno a adresu dodavatele, jeho DIČ (včetně předpony státu), datum a číslo faktury, základ daně, výši DPH, druh zboží/služby podle kódů.
Přiložíme elektronické kopie dokladů, zejména pokud základ daně převyšuje 250 EUR (paliva) nebo 1 000 EUR (ostatní zboží/služby). Může se stát, že má cílová země individuální požadavky.
Termíny a limity
Žádost je nutné podat nejpozději do 30. září následujícího roku po období, za které žádáte vrácení DPH.
Minimální částka DPH pro žádost je 400 EUR (za období kratší než rok, min. 3 měsíce) nebo 50 EUR (za celý rok nebo zbytek roku).
Průběh a sledování žádosti
Po odeslání žádosti můžete sledovat její stav v našem informačním systému VATis. Pokud je třeba žádost doplnit nebo opravit, úřad nás vyzve k doplnění informací nebo dokladů. Zahraniční daňová správa má na vyřízení žádosti zpravidla čtyři až osm měsíců, v komplikovaných případech i déle.
Nutné dokumenty a náležitosti žádosti
K žádosti budete potřebovat:
Elektronickou kopii každého daňového dokladu (faktury, účtenky), ze kterého žádáte vrácení DPH.
Údaje o dodavateli (jméno, adresa, DIČ).
Popis ekonomické činnosti žadatele (NACE kódy).
Bankovní údaje pro zaslání vratky (IBAN, BIC, název a adresa banky, měna).
Kontaktní údaje (e-mail, telefon).
Plnou moc pro zástupce (EUROVAT-ASISTANCE).
Pozor: Každý stát může požadovat specifické údaje nebo přílohy. Vždy je potřeba ověřit aktuální požadavky v zemi, ze které žádáte vratku. My tyto požadavky známe a se vším vám poradíme.
Tipy na úspěšné podání žádosti
Pečlivost v dokladech: Uchovávejte všechny originály faktur a účtenek, včetně detailního popisu služeb/zboží. Skenujte je v dobré kvalitě, aby byly čitelné, ale nepřekročily limit celkové velikosti příloh (obvykle 5 MB).
Správné období a částky: Kontrolujte, že žádáte jen o DPH z výdajů, na které máte skutečně nárok, a že žádost podáváte včas a za správné období.
Znalost místních pravidel: Každý stát má svá specifika – například některé státy nevracejí DPH za pohonné hmoty, reprezentaci, automobily apod. Ověřte si u nás, za jaké výdaje lze DPH žádat zpět.
Komunikace s úřady: Po podání žádosti sledujeme případné výzvy k doplnění informací. Reagujeme rychle a přesně, abychom předešli zbytečnému prodlení.
Využijte odborníky: Pokud nemáte zkušenosti nebo jde o vyšší částky, vždy zvažte využití naší specializované poradenské firmy, jelikož známe kontrolní postupy zahraničních úřadů a můžeme celý proces urychlit.
Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout
Neúplné nebo chybné údaje v žádosti – vždy ověřte správnost všech údajů, včetně DIČ dodavatele a bankovních údajů.
Nedodržení termínu podání – žádost musí být podána nejpozději do 30. září následujícího roku.
Žádost o vratku za výdaje, na které se nevztahuje možnost vrácení DPH – například některé státy nevracejí DPH za reprezentaci, pohonné hmoty apod.
Nesprávné nebo neúplné přílohy – přílohy musí být ve správném formátu a nesmí překročit stanovenou velikost.
Závěr
Vrácení DPH ze zahraničí je efektivní způsob, jak snížit náklady na podnikání v EU. Klíčem k úspěchu je pečlivá evidence dokladů, znalost pravidel v jednotlivých státech a včasné elektronické podání žádosti. Pokud si nejste jisti, obraťte se na odborníky z EUROVAT-ASISTANCE – i drobná chyba může znamenat zbytečné zamítnutí žádosti nebo zdržení celého procesu.
Shrnutí hlavních bodů:
Žádat mohou firmy i OSVČ registrovaní k DPH v ČR, kteří nejsou registrováni k DPH v zemi vratky a mají tam podnikatelské výdaje.
Žádost se podává pouze elektronicky přes Daňový portál Finanční správy dané země, kde má náš klient sídlo.
Termín pro podání je do 30. září následujícího roku.
Připravte si všechny doklady, správně vyplňte údaje a sledujte průběh žádosti.
Ověřte si u nás pravidla v konkrétním státě, některé výdaje nemusí být uznány.
V případě nejasností využijte služeb našich odborníků.
Dodržováním těchto zásad maximalizujete šanci na úspěšné a rychlé vrácení DPH z jiných států EU.